.-Normas ISO:
La Nacionalización es
una disciplina que trata sobre el establecimiento, aplicación y adecuación de
reglas destinadas a conseguir y mantener un orden dentro de un campo
determinado con el fin de obtener beneficios para la sociedad, acordes con el
desarrollo tecnológico, económico y social.
Los objetivos
principales de la normalización son:
ü Trabajar por
mantener y aumentar la calidad, en los procesos tecnológicos y productivos de
la economía.
ü Proteger en todos
los campos al consumidor primario de bienes y servicios.
ü Facilitar el
intercambio comercial a nivel local e internacional.
Funciones
de la normalización:
·
Establecer las especificaciones de calidad de las
materias primas que intervienen en la elaboración de los productos terminados.
·
Establecer y difundir las especificaciones de calidad en
la prestación u ofrecimiento de las diferentes empresas de servicios.
·
Desarrollar métodos y medios confiables para la
evaluación de la calidad en la producción.
Cuando hablamos de
la normalización, es necesario entrar en materia de las normas ISO; es por esto
que explicaremos los dos temas en conjuntos.
El principal
objetivo de la norma es incrementar la satisfacción del cliente, mediante
procesos de mejora continua. Las Normas ISO nos ayudan a aplicar las nuevas
tecnologías a la vida diaria de la empresa y a gestionar adecuadamente los
recursos de esta.
2.-Formulario:
Un formulario es un
documento, ya sea físico o digital, diseñado para que el usuario introduzca
datos estructurados (nombres, apellidos, dirección, etc.) en las zonas
correspondientes, para ser almacenados y procesados posteriormente. Esto ayuda
a que diferentes instancias, registren datos personales de la persona que los
llena para posteriormente ser acreedor al servicio solicitado, siempre y
cuando, los datos sean llenados correctamente.
Objetivo:
Facilitar el flujo
de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor
legal a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si
requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando
comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto
contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo
electrónico.
Diseño de
formularios:
El proceso de
elaboración del formulario comienza con el cumplimiento de las fases del
pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fase pre-diseño: En esta fase se
debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las
necesidades que se han de satisfacer.
Fase del diseño: En esta fase se
busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta
de espacio, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y
para caracteres que se introducirán a mano.
Fase del Post-diseño: Para
completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color
de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo,
tipos de impresión por una o ambas caras.
CONSIDERACIONES
GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.
Debemos considerar
ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a
considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y
si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir
el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de
ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Control de
formularios:
En la etapa del
control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control
como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función
que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
Ejemplos
de formulario:
Formulario
a mano:
Formulario a
maquina:
3.-Manuales
Administrativo:
Los Manuales
Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta
de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos,
normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administración.
Ventajas y
Desventajas:
Los manuales
administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.
Clasificación:
Ø Por su contenido se
clasifican en:
De organización: Especifica las
diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
De procedimientos: Establecen los
principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa.
De políticas: Se determinan las
políticas que guiarán el accionar de la empresa.
De bienvenida: Diseñado
especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los
antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Ø Por su ámbito:
Generales: que contienen
información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan
información específica o de una determinada área.
Tipos:
Manual de
Organización: Es un documento
normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el
marco jurídico-administrativo.
Manual de Políticas:
Contiene las políticas establecidas por una
institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites
dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades.
Manual para
Especialistas: Contiene
información exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios.
Manual del empleado: Contiene información que resulta de interés para los
empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación
con
Para elaborar un
manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de
fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
Planificación del
Trabajo:
En esta etapa se
conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este
puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades
administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado
por el jerarquía.
Búsqueda de la
Información:
Una vez que se tiene
la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria
para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas.
Análisis de la
Información:
Una vez que se haya
obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá
ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el
desarrollo del manual.
Elaboración del
Manual:
Se establece, en
esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:
ü La redacción del
documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un
vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
ü La elaboración de
diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico,
estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurándose de que la información presentada
guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción
sea comprensible, entre otros.
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