Organizacion Y Sistemas Ensayo #1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia además  de la sociedad en la que se desarrolle.

Desde que el hombre fue consciente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

1.- Origen y Antecedentes. 

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento, fue originado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica en otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos y organización del trabajo.

2.- Definición.

Organización y Sistemas: Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

Sistema: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Organización: Son estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

3.- Naturaleza de las funciones de la Unidad de Organización y Sistemas.

La creación de esta estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social, Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración y se puede destacar de la siguiente manera; estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

4.- Características de los Análisis de Organización y Sistemas.

✓ Recopilar, analizar y preparar como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.

✓ Conocer el hecho o la situación que se analiza.

✓ Describir tal hecho o situación.

✓ Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

✓ Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especifico en estudio.

✓ Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

✓ Clasificar la información por áreas: objetivos estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

✓ Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.

5.- Perfil del Analista de Organización y Sistemas.

Condiciones Generales.

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

• Ser creativo, hábil y autoconfiable.

• Poseer facilidades para las relaciones humanas.

• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares:

ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.

ORIENTADOR. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir la respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

CREADOR e INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

6.- Tipos de  Organización y Métodos:

Organización Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Organización Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer tareas desde el gerente hasta el obrero.

Organización Lineo- funcional: Es una combinación entre Organización Lineal y Funcional lineal representa la responsabilidad y autoridad a través de un solo jefe mientras que funcional la especialización de cada una de las actividades y tareas es una función.Organización staf: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Organización matricial: Se basa en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Organización divisional: Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica.

Organización por comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto

Organización por equipos de trabajo: El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Organización virtual: Esta se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organización por redes: Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

7.- Clasificación.

Según la titularidad del capital de la empresa: 

Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.

Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.

Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos. 

Según el número de propietarios: 

Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.

Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se asocian para desarrollar una actividad en común. 

Según los sectores de actividad:

Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.

Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes.

Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

Según la dimensión de la empresa: 

Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores.

Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.

Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Además podemos diferenciarlas de acuerdo a otros aspectos tales como:

Volumen de producción, montos de ventas, capital, amplitud de mercado, superficie de plantas, beneficios brutos que obtienen, cash flow (circulante de dinero), puntos de venta, etc.

Según su personalidad jurídica:

Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.

Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de capital e industrial, de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía mixta, sociedades cooperativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas: 

Independientes: aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra empresa.

Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas existe un vínculo pero no una relación de dependencia ya que no se posee el control absoluto.

Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen mas del 50% del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital, el control, y las decisiones están en manos de otros.

Según el origen de su capital: 

Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país.

Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países

Según su ámbito geográfico:

Globales, nacionales, regionales, locales.

CONCLUSIÓN

La organización vista como sistema integra a todas sus partes, de modo que se retroalimente toda la estructura organizativa con la finalidad de conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a realizar, para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo deseado.

Las teorías que se proponen en la administración nos marcan una ruta a seguir, permitiendo adaptarnos a los cambios constantes a los que se ven sometidas las empresas.

Debemos acotar que no es solamente importante la aplicación de los cambios necesarios, sino que también se debe tener en cuenta una dirección y un control de las actividades muy eficiente, que nos de la oportunidad de reducir errores que se puedan cometer y atrasos en el tiempo de ejecución de las actividades.

Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.